退職挨拶のマナー!手紙とメールの使い分けで印象良く【例文あり】

 
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退職の挨拶を送りたいけど、手紙やメールではなんて書いたらいいのでしょうか?

 

退職の挨拶をする機会はそう多くないので、いざとなると心配になってしまいますよね。

 

退職理由は様々ですが、円満退社するうえで挨拶はとても重要ですよね。

 

退職挨拶を手紙やメールで送る際のマナーやタイミングのポイントをお伝えします。

 

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退職の挨拶は手紙とメールを使い分け!

 

退職挨拶は手紙とメールを使い分けましょう 。

 

退職の挨拶は手紙でなければいけないという決まりはないのでメールでも構いません。

 

最近のビジネスパーソンの間ではメールでの挨拶が一般的となっています。

 

ですが、在職中に特別お世話になった人や親しい人には手紙を書くといいでしょう。

 

目上の方など相手によってはメールでの挨拶を失礼に感じる人もいるので手紙を選択します。

 

また、社内でよく顔を合わせる機会がある人にはできるだけ口頭で挨拶するのがいいですね。

 

でも大きな会社だと会えない人もたくさんいます。

 

そんな時はメールを使ってもOKです。

 

退職の挨拶ではタイミングも重要です。

 

社内向けの挨拶では会社によっても異なるところもありますが、ほとんどは最終出社日に送るのが一般的です。

 

社外向けの挨拶では、取引先など引き継ぎのやり取りがあるため遅くても退職日の2~3週間前には挨拶しておきましょう。

 

引き継ぎの期間を設けないと取引先からクレームが来ることもありますよ。

 

引き継ぎも中途半端で次に業務する人の迷惑になってしまうので注意しましょう。

 

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退職挨拶は手紙がふさわしい相手【例文あり】

 

在職中に特別お世話になった人や親しくしてくれた人には手紙を送りましょう。

 

直属の上司など普段合う目上の人には手紙を送ってみましょう。

 

まずは、手紙のマナーとして便箋と封筒は白色の無地でシンプルなものを使い、縦書きのものを選びましょう。

 

次に手紙の構成です。

 

前文

頭語は「拝啓」、改まった手紙には「謹啓」を使いましょう。

時候の挨拶を書き、相手の繁栄や健康を確信する表現を使ってまとめます。

主文

冒頭に起語を置き退職する旨を書き、お礼の言葉や今後の展望など伝えたいことを書きます。

末文

締めの言葉と結語を書きます。結語は拝啓なら「敬具」、謹啓なら「謹言」を使います。

後付

日付(年月日)、部署がある場合は部署名と自分の名前、部署名と宛名を書きます。

宛名は自分の名前より少し大きく書きます。

 

手紙の例文

拝啓 ○○の候 ますますご清祥のこととお詫び申し上げます

さて 私こと このたび一身上の都合により退職させていただくことになりました

在職中は公私にわたり色々とお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます

今後とも何とぞ変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます

まずは書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます

敬具

  令和○○年○月○日

自分の名前○○○○ 

部署名と宛名 ○○部

    〇〇○○様

 

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退職挨拶はメールでも失礼にならない相手【例文あり】

 

最近はメールでの挨拶は主流になってきています。

 

上の手紙がふさわしい人たち以外はほとんどメールで問題ないですね。

 

メールで送る際の注意点として、一斉送信する際は必ず送り先をBBCで送付します。

 

TOやCCでは他の人のメールアドレスが見えてしまうので注意しましょう。

 

メールでの構成について紹介します。

 

件名は退職の挨拶とわかるものにしましょう。

 

迷惑メールや関係のないメールとして読み飛ばされる場合があるので、件名には趣旨がわかるようにしましょう。

 

また、誰だかわかるように部署名や名前を添えるといいでしょう。

 

退職理由は細かく書かなくてOK!

 

あまり込み入った話をしないのがビジネスマナーです。

 

なので一身上の都合などと書くようにしましょう。

 

退職後の連絡先を書いてもOK!

 

社内での関係性を維持し今後も連絡をとっていきたい人がいる場合は連絡先を添えて送ってもいいでしょう。

 

メールの例文

件名:退職のご挨拶(○○)←自分の苗字

本文:

○○部の○○様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により退社することになり、本日が最終出社日となりました。

本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますがお世話になりありがとうございました。

業務を通して壁に当たることありましたが、多くのことを学ばせていただきました。

今後もこの会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス:aaaaa@zzzzz

最後になりましたが、さらなるご健勝とご活躍をお心よりお祈り申し上げます。

今まで本当にありがとうございました。

 

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まとめ

 

退職の挨拶はお世話になった方への感謝を伝える大切なことです。

 

手紙やメールでも挨拶をするのとしないのとでは印象が全く違いますよね。

 

親しい人や目上の上司には手紙を。

 

頻繁に顔を合わせる人には口頭で。

 

それ以外の人にはメールで挨拶してOKです。

 

気持ちのいい挨拶で円満な退社を目指しましょう!

 

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